AI 기술이 사무 환경에도 빠르게 확산되면서, 엑셀 작업 역시 인공지능을 활용해 효율을 극대화하는 시대가 되었습니다. 특히 ChatGPT는 엑셀 수식 생성, 표 설계, 데이터 정리 방법 제안 등 다양한 업무를 빠르게 자동화하는 데 도움을 줄 수 있는 강력한 도구입니다. 이 글에서는 ChatGPT를 활용해 엑셀을 더 똑똑하게 쓰는 방법과 실무에서 바로 적용할 수 있는 팁을 소개하겠습니다.
ChatGPT로 복잡한 수식 자동 생성하기
엑셀에서 가장 많은 시간을 잡아먹는 작업 중 하나는 바로 복잡한 수식을 만드는 일입니다. 특히 여러 조건을 결합해야 하는 경우, IF, VLOOKUP, INDEX, MATCH, SUMIFS 등 함수를 조합하는 과정이 쉽지 않습니다. ChatGPT를 이용하면 이런 수식을 훨씬 쉽게 만들 수 있습니다.
예를 들어, "A열의 값이 100 이상이고, B열이 '승인'인 경우에만 C열의 합계를 구하는 수식을 만들어줘"라고 입력하면 ChatGPT는 즉시 다음과 같은 수식을 제안합니다.
=SUMIFS(C:C, A:A, ">=100", B:B, "승인")
뿐만 아니라, ChatGPT는 함수 사용법을 설명해주고, 특정 조건에 맞게 변형된 버전을 제시해줍니다. 예를 들어 특정 날짜 범위, 특정 텍스트 포함 여부, 공백 제외 조건 등을 추가할 수도 있습니다.
이 방식은 단순히 수식을 받는 것을 넘어, 해당 수식이 왜 그렇게 작성되는지 이해할 수 있게 해주어 장기적으로 엑셀 실력을 높여줍니다.
또한 ChatGPT는 수식 디버깅에도 강력합니다. 이미 작성한 수식이 오류를 내거나 원하는 결과가 나오지 않을 때, 수식을 그대로 붙여 넣고 "이 수식의 오류를 찾아 수정해줘"라고 요청하면, 어디서 잘못됐는지 짚어주고 수정안을 제공합니다. 이는 특히 수식이 너무 길고 복잡해서 어디가 잘못됐는지 찾기 어려울 때 큰 도움이 됩니다.
데이터 표 자동 설계 및 구조화
엑셀에서 데이터를 정리할 때는 표의 구조를 올바르게 설계하는 것이 중요합니다. ChatGPT는 주어진 데이터의 목적과 유형을 바탕으로 표 구조를 제안해주기 때문에, 처음부터 효율적인 데이터 입력이 가능해집니다.
예를 들어 매출 분석을 위해 표를 만들고 싶다고 하면, ChatGPT는 다음과 같이 제안할 수 있습니다.
열 구조: 날짜, 제품명, 카테고리, 판매 수량, 단가, 총 매출, 결제 수단, 고객 지역
자동 계산 열: 총 매출 = 판매 수량 × 단가
데이터 검증 규칙: 제품명은 미리 정의된 목록에서 선택, 결제 수단은 드롭다운 메뉴로 제한
이렇게 구조를 잡아두면 나중에 피벗 테이블, 차트, 분석 보고서 작성이 훨씬 간단해집니다.
또한 ChatGPT는 데이터 시각화 계획까지 제안할 수 있습니다. 예를 들어, 매출 추이를 보기 위한 월별 합계 그래프, 지역별 판매 비중 파이차트, 제품 카테고리별 비교 막대그래프 등을 추천하며, 해당 차트를 엑셀에서 어떻게 만드는지도 단계별로 알려줍니다.
데이터가 정리된 표를 가지고 있으면, ChatGPT는 분석을 위한 파생 데이터를 만드는 방법도 제시할 수 있습니다. 예를 들어 고객 구매 빈도 분석, 재구매율 계산, 평균 주문 금액 산출 등, 추가적인 통계 정보를 자동 계산하는 수식을 만들어줍니다.
반복 작업 자동화와 매크로 활용
엑셀 작업에서 반복적으로 수행하는 일은 시간을 많이 빼앗습니다. 예를 들어 매일 같은 형식의 보고서를 작성하거나, 여러 파일에서 데이터를 복사·붙여넣기 하는 경우가 그렇습니다. ChatGPT를 사용하면 이런 반복 작업을 VBA 매크로 코드로 자동화할 수 있습니다.
예를 들어, "A폴더 안의 모든 엑셀 파일에서 '매출' 시트의 데이터를 하나의 파일로 합쳐주는 매크로를 작성해줘"라고 요청하면, ChatGPT는 해당 작업을 수행하는 VBA 코드를 작성해줍니다. 사용자는 이 코드를 그대로 엑셀 VBA 편집기에 붙여 넣고 실행만 하면 됩니다.
또한 ChatGPT는 매크로 설명과 수정 방법까지 함께 제공하기 때문에, 비전공자라도 코드를 이해하고 필요에 맞게 수정할 수 있습니다. 예를 들어, 데이터 합치기 범위를 바꾸거나, 특정 조건(예: 날짜가 이번 달인 데이터만 포함)을 추가하는 식입니다.
매크로뿐만 아니라 엑셀 단축키와 빠른 실행 팁도 ChatGPT를 통해 배울 수 있습니다. 예를 들어 대량 데이터에서 조건부 서식을 자동 적용하는 방법, 특정 패턴에 맞는 데이터만 필터링하는 방법, 여러 시트를 한 번에 인쇄 설정하는 방법 등을 제안받아 업무 시간을 대폭 줄일 수 있습니다.
ChatGPT를 활용하면 엑셀 작업의 난이도를 크게 낮추고, 반복 업무를 자동화하며, 데이터 분석과 시각화를 훨씬 빠르게 진행할 수 있습니다. 복잡한 수식 작성, 데이터 구조 설계, 매크로 생성까지 모두 ChatGPT가 도와줄 수 있어, 엑셀을 단순한 데이터 입력 도구가 아니라 스마트한 업무 플랫폼으로 탈바꿈시킬 수 있습니다. 이제 엑셀 작업에 시간을 많이 쓰기보다, ChatGPT와 함께 결과의 질과 업무 효율을 동시에 높이는 방법을 실천해보는 것이 좋습니다.